Quy trình 9 bước lập kế hoạch kinh doanh chuẩn cho người mới bắt đầu

Bản kế hoạch kinh doanh là tài liệu chi tiết mô tả cách thức vận hành và phát triển doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định trong tương lai. Đối với người mới bắt đầu, việc lập kế hoạch kinh doanh chi tiết giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa nguồn lực và tăng khả năng thành công hơn.

Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết quy trình lập kế hoạch kinh doanh gồm 9 bước từ xác định ý tưởng, phân tích thị trường, lựa chọn sản phẩm đến lên kế hoạch tài chính. Mỗi bước được trình bày chi tiết với phương pháp thực hiện và các yếu tố cần lưu ý để người mới bắt đầu có thể áp dụng ngay vào thực tiễn kinh doanh.

Bước 1: Xác định ý tưởng kinh doanh độc đáo và khả thi

Ý tưởng kinh doanh là nền tảng cho mọi hoạt động doanh nghiệp, bao gồm sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể mà bạn dự định cung cấp ra thị trường. Ý tưởng mà bạn chọn cần đáp ứng được ba tiêu chí quan trọng sau: 

• Tính độc đáo: Ý tưởng cần khác biệt so với đối thủ
• Tính thực tiễn: Ý tưởng giải quyết nhu cầu cụ thể của khách hàng, 
• Tính khả thi: Ý tưởng thực hiện được với nguồn lực hiện có. 

Một ý tưởng đáp ứng được 3 tiêu chí trên sẽ là nền tảng vững chắc, góp phần quan trọng quyết định khả năng thành công của doanh nghiệp. Để đánh giá và chọn lọc ra ý tưởng phù hợp, bạn cần phân tích mức độ cạnh tranh trên thị trường, đánh giá nhu cầu thật sự của khách hàng thông qua khảo sát hoặc nghiên cứu sơ bộ, và xem xét khả năng tài chính cá nhân.

Tham khảo thêm: Cách tìm ý tưởng kinh doanh đột phá dành cho người mới bắt đầu 

Bước 2: Đặt mục tiêu kinh doanh

Mục tiêu kinh doanh là mũi neo định hướng toàn bộ hoạt động và đo lường hiệu quả của kế hoạch. 3 mục tiêu chính của một bản kế hoạch kinh doanh gồm:

• Mục tiêu tài chính (doanh thu, lợi nhuận)
• Mục tiêu thị phần (tỷ lệ chiếm lĩnh thị trường)
• Mục tiêu về số lượng khách hàng (khách hàng mới, khách hàng trung thành). 

Khi đặt mục tiêu cho kế hoạch, hãy đảm bảo mục tiêu đáp ứng được tiêu chí SMART (cụ thể, đo lường được, đạt được, thực tế và có thời hạn rõ ràng). Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu "tăng doanh thu", bạn nên đặt mục tiêu "đạt doanh thu 500 triệu VNĐ trong năm đầu tiên với 100 đơn hàng mỗi tháng". Mục tiêu này cụ thể về số liệu, có thể đo lường hàng tháng, đạt được với quy mô khởi nghiệp, thực tế với thị trường hiện tại, và có thời hạn 12 tháng rõ ràng.

Bước 3: Nghiên cứu và phân tích thị trường

Nghiên cứu thị trường là bước không thể bỏ qua nếu bạn muốn kế hoạch kinh doanh thành công. 2 đối tượng chính mà bạn cần phân tích kỹ khi nghiên cứu thị trường gồm:

• Khách hàng: Xác định khách hàng tiềm năng, hiểu rõ nhu cầu thực sự của họ, và nắm bắt xu hướng tiêu dùng đang thay đổi. 
• Đối thủ cạnh tranh: Xác định các công ty cùng lĩnh vực, phân tích điểm mạnh và điểm yếu của họ.

Đồng thời đánh giá các rào cản gia nhập thị trường như vốn đầu tư, quy định pháp lý, hoặc công nghệ đối với các ngành kinh doanh đặc thù. 

Sau khi có đủ dữ liệu, thực hiện phân tích theo ma trận SWOT (Strengths - Weaknesses - Opportunities - Threats) giúp hiểu rõ điểm mạnh nội tại, điểm yếu cần khắc phục, cơ hội từ thị trường và thách thức tiềm ẩn. Quá trình này đòi hỏi bạn thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn như khảo sát trực tiếp, báo cáo ngành, và quan sát thị trường để đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.

Bước 4: Xác định sản phẩm/dịch vụ cung cấp

Xác định sản phẩm hoặc dịch vụ đòi hỏi bạn phải làm rõ chức năng, tính năng, và giá trị mang lại cho khách hàng thông qua 3 câu hỏi lớn:

• Sản phẩm giải quyết vấn đề gì?
• Sản phẩm phục vụ đối tượng nào?
• Sản phẩm có những đặc điểm kỹ thuật ra sao?

Những đặc tính nổi bật và lợi thế cạnh tranh của sản phẩm tạo nên sự khác biệt so với đối thủ. Các đặc tính này có thể là chất lượng vượt trội, giá cả hợp lý, dịch vụ khách hàng xuất sắc, hoặc công nghệ tiên tiến. 

Việc định giá cần dựa trên chi phí sản xuất, giá thị trường, và giá trị cảm nhận của khách hàng. Việc điều chỉnh giá theo thị trường yêu cầu theo dõi thường xuyên phản hồi khách hàng, giá của đối thủ, và biến động chi phí để đảm bảo tính cạnh tranh và khả năng sinh lời.

Bước 5: Xây dựng mô hình kinh doanh và kế hoạch vận hành

Lựa chọn mô hình kinh doanh phù hợp quyết định cách thức tạo ra doanh thu và phân phối sản phẩm. Các mô hình phổ biến bao gồm bán lẻ truyền thống, thương mại điện tử, dịch vụ tư vấn, hoặc sản xuất theo đơn đặt hàng. Mỗi mô hình có ưu nhược điểm và cách thức triển khai riêng. Bạn nên tìm hiểu rõ đặc điểm từng loại để lựa chọn mô hình phù hợp nhất.

Sau khi có mô hình kinh doanh, bạn có thể lập kế hoạch vận hành bao gồm kế hoạch quản lý nhân sự với phân công nhiệm vụ rõ ràng, thiết lập quy trình làm việc từ tiếp nhận đơn hàng đến giao sản phẩm, và xây dựng hệ thống kiểm soát chất lượng. Phân bổ nguồn lực đòi hỏi cân bằng giữa đầu tư công nghệ, trang thiết bị, và nhân sự để tối ưu hiệu quả hoạt động. Tổ chức bộ máy cần phù hợp với quy mô kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ hãy bắt đầu với cấu trúc đơn giản và mở rộng theo thời gian.

Bước 6: Lập kế hoạch marketing và bán hàng

Marketing là phần không thể thiếu trong kế hoạch kinh doanh, giúp doanh nghiệp tiếp cận đến khách hàng. Phân tích và lựa chọn kênh marketing hiệu quả dựa trên đặc điểm khách hàng mục tiêu và ngân sách có sẵn. 3 kênh chính bao gồm:

• Marketing trực tuyến (Facebook, Google Ads, Zalo)
• Marketing offline (tờ rơi, banner, sự kiện)
• Marketing qua mối quan hệ (giới thiệu, đối tác)

Chiến lược tiếp cận khách hàng tập trung vào việc xây dựng thông điệp phù hợp với từng phân khúc, tạo ấn tượng đầu tiên tích cực, và duy trì mối quan hệ lâu dài. Quảng bá thương hiệu yêu cầu nhận diện thị trường rõ ràng, câu chuyện thương hiệu hấp dẫn, và sự nhất quán trong mọi điểm tiếp xúc với khách hàng. 

Chiến lược giá cần cân bằng giữa tính cạnh tranh và khả năng sinh lời, với các mức giá khác nhau cho từng phân khúc khách hàng. Khuyến mãi và chính sách phân phối giúp thúc đẩy doanh số, có thể là giảm giá cho khách hàng mới, chương trình tích điểm, hoặc hợp tác với các đại lý, cửa hàng để mở rộng kênh bán hàng.

Bước 7: Lập kế hoạch quản lý nhân sự

Để lập kế hoạch quản lý nhân sự, hãy bắt đầu từ việc ước tính số lượng nhân sự dựa trên khối lượng công việc dự kiến và khả năng tài chính của doanh nghiệp. Kế hoạch đào tạo bao gồm hướng dẫn quy trình làm việc, kỹ năng chuyên môn, và văn hóa doanh nghiệp để nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm. Quản lý nhân sự yêu cầu thiết lập hệ thống đánh giá hiệu suất, phân công công việc hợp lý, và tạo môi trường làm việc tích cực. 

Phát triển nhân sự tập trung vào việc nâng cao kỹ năng, tạo cơ hội thăng tiến, và xây dựng lộ trình nghề nghiệp rõ ràng. Chính sách thu hút và giữ chân nhân sự bao gồm mức lương cạnh tranh, chế độ phúc lợi hấp dẫn, cơ hội học hỏi và phát triển, cùng với môi trường làm việc thân thiện. Ví dụ, doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu với 3-5 nhân viên chính, đầu tư vào đào tạo kỹ năng giao tiếp và sử dụng công nghệ, và áp dụng chính sách thưởng hiệu suất để động viên nhân viên.

Bước 8: Lập kế hoạch tài chính

Dự toán chi phí đầu tư bao gồm 2 loại chi phí chính:

• Chi phí ban đầu: Mua sắm trang thiết bị, thuê mặt bằng, đăng ký kinh doanh, và chi phí marketing ban đầu. 
• Chi phí vận hành hàng tháng: Tiền thuê, tiền lương, chi phí nguyên vật liệu, và các khoản chi phí cố định khác. 

Dự báo doanh thu dựa trên nghiên cứu thị trường, số lượng khách hàng dự kiến, và giá bán trung bình để ước tính thu nhập trong 12 - 24 tháng đầu. Tính toán lợi nhuận bằng cách trừ tổng chi phí khỏi doanh thu, đồng thời xem xét các yếu tố biến động như mùa vụ kinh doanh. 

Quản lý dòng tiền đòi hỏi theo dõi thu chi hàng ngày, dự báo thời điểm thiếu hụt tiền mặt, và có kế hoạch dự phòng. Điểm hòa vốn được tính bằng cách chia chi phí cố định cho biên lợi nhuận trên mỗi sản phẩm. Kế hoạch huy động vốn có thể từ tiết kiệm cá nhân, vay ngân hàng, tìm nhà đầu tư, hoặc các chương trình hỗ trợ khởi nghiệp. Dự phòng rủi ro cần có quỹ dự phòng tương đương 3 - 6 tháng chi phí vận hành để đối phó với tình huống bất ngờ.

Bước 9: Đánh giá, theo dõi và điều chỉnh kế hoạch

Tạo thói quen rà soát chi tiết kế hoạch định kỳ hàng tuần và hàng tháng giúp phát hiện sớm các vấn đề và cơ hội cải thiện. Đo lường hiệu quả theo các chỉ số KPI quan trọng như doanh thu, số lượng khách hàng mới, tỷ lệ khách hàng quay lại, chi phí thu hút khách hàng, và mức độ hài lòng của khách hàng.

Việc thiết lập hệ thống báo cáo đơn giản nhưng đầy đủ giúp theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu. Linh hoạt điều chỉnh kế hoạch phù hợp với thực tế thị trường và tình hình doanh nghiệp, có thể là thay đổi chiến lược marketing khi hiệu quả không như mong đợi, điều chỉnh giá khi cạnh tranh gia tăng, hoặc mở rộng sản phẩm khi có cơ hội mới. Quá trình này đòi hỏi sự kiên nhẫn, khả năng học hỏi từ thất bại, và sẵn sàng thay đổi khi cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp phát triển bền vững.

Qua 9 bước chi tiết từ xác định ý tưởng kinh doanh, đặt mục tiêu SMART, nghiên cứu thị trường, đến lập kế hoạch sản phẩm, vận hành, marketing, nhân sự, tài chính và theo dõi điều chỉnh, bạn đã có bộ khung hoàn chỉnh để khởi nghiệp thành công. Mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp. Thành công không chỉ đến từ ý tưởng hay mà từ việc thực hiện có kế hoạch, kiên trì và linh hoạt điều chỉnh theo thực tế thị trường.