10 kinh nghiệm mở cửa hàng toàn diện cho người mới bắt đầu kinh doanh

Khởi nghiệp kinh doanh là một quá trình dài đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chiến lược rõ ràng từ việc lên ý tưởng, chuẩn bị vốn, hoàn tất thủ tục pháp lý đến vận hành và thu hút khách hàng. Để thành công, bạn cần nắm vững quy trình toàn diện từ khâu nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch, tìm nguồn hàng, chọn mặt bằng, chuẩn bị pháp lý, tuyển dụng nhân sự, xây dựng thương hiệu và tối ưu quy trình bán hàng.

Trong bài viết này, Ahamove sẽ cung cấp đến bạn 10 kinh nghiệm mở cửa hàng thực tiễn cho người mới bắt đầu với hướng dẫn cụ thể, ví dụ minh họa và những sai lầm phổ biến mà người mới dễ mắc phải. Đây là nguồn kiến thức hữu ích cho những ai mới bắt đầu kinh doanh hoặc các startup bán lẻ quy mô nhỏ, giúp bạn xây dựng nền tảng vững chắc cho cửa hàng của mình.

1. Nghiên cứu thị trường và xác định khách hàng mục tiêu

Để kinh doanh thành công, bước đầu tiên là phải hiểu rõ thị trường và khách hàng bạn muốn phục vụ. Để làm điều này, hãy kết hợp khảo sát thực địa bằng cách quan sát đối thủ cạnh tranh và khảo sát trực tuyến qua các công cụ như Google Forms. Quan sát trực tiếp tại các cửa hàng đối thủ, ghi chú lượng khách ra vào, top sản phẩm bán chạy và giá cả. Với khảo sát online, sử dụng Google Forms để tạo bảng hỏi ngắn gọn (không quá 10 câu hỏi) và chia sẻ trên các nhóm Facebook, Zalo có liên quan đến ngành hàng mục tiêu. 

Áp dụng phương pháp "5W1H" để vẽ chân dung khách hàng mục tiêu một cách chi tiết thông qau 6 câu hỏi sau: 

• Who: Khách hàng của bạn là ai? (Tuổi, giới tính, thu nhập, sở thích)
• What: Họ cần sản phẩm/dịch vụ gì?
• When: Họ có nhu cầu mua khi nào?
• Where: Họ thường mua sắm ở đâu?
• Why: Tại sao họ nên chọn bạn thay vì đối thủ?
• How: Họ mua hàng theo cách nào (trực tiếp, online)?

Từ đó, xác định điểm khác biệt cạnh tranh (USP), là thứ bạn có thể làm tốt hơn đối thủ, chẳng hạn như giá tốt hơn, chất lượng vượt trội, vị trí thuận lợi, hoặc dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.

2. Cách lập kế hoạch kinh doanh và dự trù chi phí chính xác

Kế hoạch kinh doanh là tấm bản đồ dẫn lối cho cửa hàng của bạn. Để bắt đầu một kế hoạch kinh doanh, bạn cần trả lời được câu hỏi: Bản kể hoạch đó sẽ giúp bạn đạt được điều gì? Thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Phù hợp, Có thời hạn) là phương pháp rất hiệu quả giúp bạn định hướng và đo lường các hoạt động kinh doanh. Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu “Đạt doanh thu 100 triệu”, hãy đặt mục tiêu “Đạt doanh thu 100 triệu đồng/tháng trong 6 tháng đầu hoạt động”.

Sau khi có được mục tiêu cụ thể, việc tiếp theo là xây dựng bản kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đó. Bản kế hoạch kinh doanh cần xây dựng bám sát thực tiễn, gồm 7 phần chính: tóm tắt điều hành, phân tích thị trường, mô tả sản phẩm/dịch vụ, chiến lược marketing, kế hoạch vận hành, đội ngũ quản lý và dự báo tài chính. 

Một trong những sai lầm lớn nhất của người mới là ước tính thiếu vốn do không lường trước các khoản chi phí phát sinh như: tiền đặt cọc mặt bằng (thường bằng 2 - 3 tháng tiền thuê), chi phí sửa chữa bất ngờ, và thời gian chưa có doanh thu trong 2 - 3 tháng đầu. Chi phí thực tế thường cao hơn 30 - 50% so với dự tính. Bảng dự trù chi phí của bạn phải bao gồm 3 mục chính sau:

3. Chọn sản phẩm và tìm nguồn hàng chất lượng, ổn định

Việc lựa chọn sản phẩm quyết định đến 50% thành công của cửa hàng. Một sản phẩm tốt cần đáp ứng 3 tiêu chí cốt lõi gồm:

• Nhu cầu thị trường cao: Sản phẩm có nhiều người tìm mua.
• Khả năng cạnh tranh: Có lợi thế về giá, chất lượng, hoặc là sản phẩm độc đáo.
• Biên lợi nhuận đủ tốt: Mức lợi nhuận gộp phải đủ cao để bù đắp chi phí. Mức này thay đổi tùy ngành hàng, ví dụ ngành thời trang thường yêu cầu biên lợi nhuận gộp trên 40%. 

Để tìm nguồn hàng uy tín, hãy khảo sát các chợ đầu mối lớn như Tân Bình (TP.HCM), Đồng Xuân (Hà Nội), hoặc tìm kiếm trên các sàn B2B như Alibaba, 1688. Luôn yêu cầu xem mẫu thật, so sánh giá từ ít nhất 3 nhà cung cấp và đàm phán rõ ràng về điều khoản thanh toán, đổi trả trong hợp đồng.

Một mẹo nhập hàng hiệu quả là bạn hãy đặt hàng thử với số lượng nhỏ trước. Nên thương lượng thời hạn thanh toán là 30 - 60 ngày sau nhập hàng thay vì trả trước để có thời gian xoay vốn. Trong hợp đồng, cần quy định rõ tiêu chuẩn chất lượng, thời gian giao hàng và chế độ đổi trả. Kiểm tra chất lượng bằng cách lấy mẫu ngẫu nhiên từ các lô hàng khác nhau, không chỉ dựa vào mẫu nhà cung cấp gửi.

4. Chọn mặt bằng và thiết kế cửa hàng hợp lý

Vị trí cửa hàng là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu, ảnh hưởng trực tiếp đến lượng khách ghé thăm. Khi chọn mặt bằng, hãy đánh giá dự trên 4 yếu tố chính gồm: 

• Lưu lượng người qua lại: Vị trí có đông người qua lại, dễ nhìn thấy.
• Chỗ đỗ xe: Bắt buộc phải có không gian thuận tiện cho khách đỗ xe.
• Giá thuê hợp lý: Chi phí thuê không nên vượt quá 15% doanh thu dự kiến.
• Pháp lý rõ ràng: Hợp đồng thuê phải được công chứng, quy định rõ các điều khoản, trách nhiệm sửa chữa, tăng giá thuê hàng năm.

Ngoài ra, vị trí mặt bằng cần thuận tiện cho việc giao nhận hàng hóa. Một địa chỉ dễ tìm kiếm sẽ giúp các đơn vị vận chuyển như Ahamove giao hàng nhanh hơn, tăng sự hài lòng cho khách hàng mua online.

Khi thiết kế cửa hàng, hãy áp dụng nguyên tắc "tam giác vàng" để dẫn dắt khách hàng đi theo một luồng tự nhiên và đặt các sản phẩm bán chạy, sản phẩm khuyến mãi ở những vị trí dễ thấy nhất (ngang tầm mắt từ 1.2 - 1.6 m).

5 sai lầm thường gặp sau khi chọn mặt bằng của người mới:

• Chọn vị trí có giá thuê rẻ nhưng lưu lượng khách thấp
• Ký hợp đồng dài hạn mà chưa kiểm tra thị trường
• Không tính đến chi phí cải tạo mặt bằng (thường chiếm 20-30% tổng vốn)
• Bỏ qua yếu tố cạnh tranh từ các cửa hàng cùng ngành trong bán kính 500m
• Không khảo sát giờ cao điểm và ngày trong tuần để đánh giá chính xác lưu lượng khách

Tham khảo thêm: 9 kinh nghiệm thuê mặt bằng kinh doanh chủ doanh nghiệp nhất định phải biết

5. Chuẩn bị đầy đủ thủ tục pháp lý và giấy phép kinh doanh

Để vận hành hợp pháp, cửa hàng của bạn cần tối thiểu 2 loại giấy phép chính: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Giấy phép Phòng cháy chữa cháy (PCCC), cùng các giấy phép khác tùy ngành nghề.

4 loại giấy phép cơ bản cần có khi mở cửa hàng bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Bắt buộc với mọi loại hình.
• Giấy phép an toàn thực phẩm: Nếu kinh doanh thực phẩm, ăn uống.
• Giấy phép phòng cháy chữa cháy: Theo quy định của khu vực.
• Giấy phép quảng cáo: Nếu treo biển hiệu lớn.

Thời gian để hoàn tất các thủ tục pháp lý cần thiết có thể kéo dài từ 15 - 30 ngày làm việc, tùy thuộc vào sự phức tạp của các loại giấy phép.

Quy trình đăng ký kinh doanh chi tiết gồm 4 bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ bao gồm Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh theo mẫu và bản sao hợp lệ của CMND/CCCD của chủ hộ kinh doanh.
• Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc UBND quận/huyện hoặc online qua dichvucong.gov.vn
• Bước 3: Chờ nhận kết quả trong vòng 03 ngày làm việc.
• Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Ba lỗi pháp lý rất hay gặp của người mới mở cửa hàng là không khai báo đúng ngành nghề kinh doanh (dẫn đến phạt từ 5 - 10 triệu đồng), sử dụng địa chỉ không đúng quy hoạch, và quên gia hạn giấy phép định kỳ. Để tránh rủi ro, hãy tham khảo danh mục ngành nghề kinh doanh có điều kiện trước khi đăng ký và thiết lập lịch nhắc gia hạn các giấy phép.

Tham khảo thêm: Hướng dẫn chi tiết cách làm thủ tục đăng ký kinh doanh cho cửa hàng - Cập nhật 2025

6. Tuyển dụng và đào tạo nhân sự 

Nhân viên là bộ mặt của cửa hàng. Khi tuyển dụng nhân sự, hãy xây dựng một bảng mô tả công việc rõ ràng gồm: quy trình tư vấn sản phẩm, chăm sóc khách hàng, quản lý tiền mặt và báo cáo doanh số hàng ngày. Nên ưu tiên tuyển ứng viên có kỹ năng giao tiếp tốt, trung thực và có trách nhiệm.

Trong quá trình phỏng vấn, bạn nên đặt câu các hỏi tình huống thực tế như "Khách hàng phàn nàn sản phẩm lỗi, bạn sẽ xử lý như thế nào?" và quan sát cách ứng viên giao tiếp và phản ứng nhanh. Xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới trong 3 ngày:

• Ngày 1: Học về sản phẩm và giá trị thương hiệu.
• Ngày 2: Học về quy trình bán hàng và sử dụng phần mềm.
• Ngày 3: Thực hành bán hàng dưới sự giám sát.

Để giữ chân nhân viên, áp dụng chế độ đánh giá hiệu suất hàng tháng dựa trên doanh số, thái độ phục vụ và số lượng khiếu nại. Tạo động lực bằng các chương trình thưởng như: nhân viên xuất sắc tháng, thưởng lễ Tết và cơ hội thăng tiến.

7. Lựa chọn công cụ quản lý bán hàng tối ưu

Phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn theo dõi doanh thu, tồn kho, và thông tin khách hàng một cách chính xác. Tại Việt Nam, có 4 phần mềm quản lý bán hàng phổ biến bao gồm:

• KiotViet: Miễn phí cho cửa hàng nhỏ, giao diện dễ dùng, giá rẻ.
• MISA: Khả năng tích hợp kế toán, tuy nhiên giao diện phức tạp hơn với người mới sử dụng.
• Sapo: Mức giá hợp lý,mạnh về bán hàng đa kênh
• Haravan: Chuyên cho bán hàng online trên website và mạng xã hội, khả năng quản lý cửa hàng offline yếu hơn.

Một mẹo hữu ích khi sử dụng công cụ quản lý bán hàng là đồng bộ dữ liệu giữa cửa hàng vật lý, website và fanpage Facebook để tránh bán vượt tồn kho. Thiết lập webhook tự động cập nhật số lượng sản phẩm trên tất cả kênh khi có giao dịch. Chọn giải pháp có API mở để dễ dàng kết nối với các công cụ marketing và kế toán khác.

8. Chú trọng xây dựng thương hiệu và marketing

Xây dựng thương hiệu là kinh nghiệm kinh doanh không thể thiếu để cửa hàng của bạn nổi bật. Quy trình này bắt đầu từ việc định nghĩa giá trị cốt lõi, đặt tên và thiết kế logo dễ nhớ, và xây dựng một thông điệp thương hiệu. Thông điệp thương hiệu phải trả lời câu hỏi "Tại sao khách hàng nên chọn bạn thay vì đối thủ?" một cách rõ ràng và thuyết phục.

Tổ chức một chiến dịch khai trương hiệu quả bằng cách kết hợp marketing online và offline:

• Online: Chạy quảng cáo trên Facebook/Instagram, mời các influencers địa phương đến trải nghiệm, tối ưu Google My Business để khách hàng có thể tìm thấy bạn trên bản đồ.
• Offline: Tổ chức chương trình khuyến mãi hấp dẫn ("7 ngày vàng - Giảm giá 30%"), tặng quà cho 100 khách hàng đầu tiên, và phát tờ rơi tại các khu vực lân cận.

9. Tối ưu uy trình bán hàng và đo lường hiệu quả kinh doanh

Quy trình bán hàng chuẩn bao gồm 6 bước: chào đón khách hàng, tìm hiểu nhu cầu qua câu hỏi mở, giới thiệu sản phẩm phù hợp, xử lý phản đối, chốt đơn và chăm sóc sau bán. Mỗi bước cần có kịch bản mẫu nhưng linh hoạt tùy từng tình huống để tránh máy móc.

Đồng thời, theo dõi 4 chỉ số KPI quan trọng để đo lường hiệu quả kinh doanh hàng ngày:

Mẹo giúp bạn tối ưu quy trình bán hàng là ghi chép lại các câu hỏi thường gặp để chuẩn bị sẵn câu trả lời chuyên nghiệp. Xử lý tình huống khách khiếu nại bằng cách lắng nghe, thể hiện sự đồng cảm và đưa ra giải pháp cụ thể trong vòng 24 giờ. Thiết lập báo cáo tự động qua phần mềm để tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong việc theo dõi hiệu quả kinh doanh.

5 sai lầm thường gặp của người mới mở cửa hàng

Thực tế cho thấy, có 5 sai lầm thường gặp là nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của các cửa hàng mới trong năm đầu hoạt động:

• Không nghiên cứu kỹ thị trường: Dẫn đến việc chọn sai sản phẩm hoặc sai đối tượng khách hàng. Cách khắc phục: Dành ít nhất 1 tháng để thực hiện khảo sát, phân tích đối thủ và nói chuyện trực tiếp với khách hàng tiềm năng trước khi quyết định nhập hàng.
• Quản lý tài chính yếu kém: Không lường trước các chi phí ngầm và hết vốn trước khi cửa hàng có lãi. Cách khắc phục: Lập một bảng dự trù tài chính chi tiết, luôn có một khoản quỹ dự phòng tương đương ít nhất 3 tháng chi phí vận hành.
• Bỏ qua hoạt động marketing: Không chủ động tìm kiếm khách hàng, dẫn đến mất khách vào tay đối thủ. Cách khắc phục: Dành một ngân sách cố định hàng tháng cho marketing, bắt đầu bằng các kênh chi phí thấp như mạng xã hội hoặc quảng cáo tại địa phương.
• Thiếu quy trình vận hành: Quản lý cửa hàng một cách tự phát, gây ra sai sót và trải nghiệm khách hàng không đồng nhất. Cách khắc phục: Soạn thảo các quy trình cơ bản cho việc bán hàng, quản lý kho, và chăm sóc khách hàng ngay từ đầu.
• Ôm đồm mọi việc: Người chủ tự mình làm tất cả mọi thứ từ bán hàng, nhập kho đến marketing. Cách khắc phục: Xác định các công việc có thể tự động hóa bằng phần mềm hoặc thuê nhân sự bán thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược.

Câu hỏi thường gặp

Mở cửa hàng nhỏ cần bao nhiêu vốn?

Thông thường cần khoảng 30 - 200 triệu đồng (tuỳ theo mô hình kinh doanh mà bạn chọn) để mở một cửa hàng nhỏ có diện tích khoảng 15 - 30m². Khoản này bao gồm tiền cọc mặt bằng, chi phí setup cửa hàng, vốn nhập hàng đợt đầu và quỹ dự phòng cho ít nhất 3 tháng.

Tham khảo thêm:

• Vốn 30 triệu nên kinh doanh gì lợi nhuận cao, rủi ro thấp?
• Vốn 200 triệu nên kinh doanh gì để có lợi nhuận tốt nhất?

Ngành hàng nào dễ kinh doanh nhất cho người mới?

Các ngành hàng như thời trang, ăn vặt, mỹ phẩm và phụ kiện điện thoại thường là lựa chọn phổ biến cho người mới vì vốn đầu tư không quá lớn, sản phẩm dễ nhập và nhu cầu thị trường luôn ở mức cao.

>> Xem thêm: Kinh doanh mặt hàng gì dễ bán nhất hiện nay?

Có nên vay vốn để khởi nghiệp kinh doanh không?

Việc vay vốn cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Bạn chỉ nên vay khi đã có kế hoạch kinh doanh chi tiết và chắc chắn về khả năng sinh lời. Tốt nhất, vốn tự có nên chiếm ít nhất 50 - 70% tổng số vốn đầu tư để đảm bảo an toàn tài chính.

10 kinh nghiệm được tổng hợp trong bài viết là nền tảng vững chắc giúp bạn giảm thiểu rủi ro và tăng cơ hội thành công. Việc áp dụng đầy đủ các bước từ nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch kinh doanh, đến vận hành và marketing sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro và tăng đáng kể cơ hội thành công so với việc kinh doanh tự phát.