9 kinh nghiệm thuê mặt bằng kinh doanh chủ doanh nghiệp nhất định phải biết

Mặt bằng kinh doanh là không gian vật lý dành cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và chi phí vận hành. Một quyết định sai lầm trong việc chọn mặt bằng có thể gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp của bạn.

Bài viết này cung cấp 9 kinh nghiệm cụ thể để thuê mặt bằng kinh doanh hiệu quả. Những kinh nghiệm này giúp chủ doanh nghiệp tránh được những sai lầm phổ biến và đưa ra quyết định đúng đắn. Cùng tìm hiểu chi tiết từng tiêu chí và bước thực hiện để chọn được mặt bằng lý tưởng cho doanh nghiệp của bạn.

Mặt bằng kinh doanh tốt cần đáp ứng tiêu chí gì?

Để chọn được mặt bằng kinh doanh phù hợp, cần xem xét kỹ lưỡng vị trí mặt bằng, cơ sở vật chất, tiềm năng phát triển, nhu cầu thuê và chủ cho thuê. Dưới đây là 5 tiêu chí mà mỗi chủ doanh nghiệp cần đánh giá trước khi đưa ra quyết định thuê mặt bằng.

Vị trí thuận lợi

Vị trí là yếu tố quyết định thành công của hầu hết các mô hình kinh doanh. Mặt bằng tốt không nhất thiết phải nằm trên đường lớn mà chỉ cần nằm ở khu vực có lượng người qua lại đông đúc và địa chỉ dễ tìm. Tránh những mặt bằng trong hẻm quá bé, có đường đi phức tạp vì vừa bất tiện cho khách tìm đến địa chỉ vừa khó nhập hàng cho chủ cửa hàng. Hạn chế chọn các mặt bằng trên đường một chiều vì khách hàng thường ngại quay đầu xe. Khu vực xung quanh mặt bằng cần có chỗ đậu xe rộng rãi, an toàn cho khách.

Cơ sở vật chất đầy đủ

Hạ tầng kỹ thuật của mặt bằng phải đáp ứng đầy đủ nhu cầu hoạt động kinh doanh. Hệ thống điện nước ổn định, không bị cắt điện thường xuyên. Điện áp phù hợp với các thiết bị sử dụng, đường ống nước sạch, thoát nước thông thoáng.

Mặt bằng cần có hệ thống chống cháy nổ với bình cứu hỏa, lối thoát hiểm rõ ràng. Hệ thống an ninh như camera giám sát, khóa cửa chắc chắn, có thể lắp đặt báo động chống trộm. Không gian sạch sẽ, thoáng mát, đảm bảo vệ sinh môi trường cho nhân viên và khách hàng.

Có tiềm năng phát triển lâu dài

Mặt bằng lý tưởng nên nằm ngoài khu vực có kế hoạch giải tỏa hoặc quy hoạch lại trong 3 - 5 năm tới. Việc phải di dời cửa hàng đột xuất sẽ khiến bạn mất một lượng khách lớn. Cần tìm hiểu kỹ quy hoạch đô thị từ UBND địa phương.

Thị trường xung quanh phải có lượng khách hàng ổn định. Dân cư tăng, các công trình mới xây dựng là dấu hiệu tích cực. Mức độ cạnh tranh hợp lý, không quá đông đối thủ cùng ngành trong bán kính 200 - 500 mét (tùy loại hình kinh doanh).

Phù hợp với nhu cầu cửa hàng

Diện tích mặt bằng phải phù hợp với mặt hàng kinh doanh. Cửa hàng thời trang cần không gian trưng bày, phòng thay đồ. Nhà hàng cần khu bếp, khu vực phục vụ riêng biệt. Văn phòng cần chia phòng họp, khu làm việc chung.

Khả năng tài chính là yếu tố cực kỳ quan trọng. Tiền thuê hàng tháng không nên vượt quá 10 - 15% doanh thu dự kiến. Cần tính toán cả chi phí phụ như tiền điện, nước, phí quản lý, sửa chữa. Đảm bảo nguồn vốn duy trì ít nhất 6 - 12 tháng đầu khi doanh nghiệp chưa ổn định.

Chủ cho thuê uy tín

Để hợp tác lâu dài, bạn không thể bỏ qua yếu tố chủ thuê. Chủ cho thuê cần có thái độ thân thiện, cởi mở trong trao đổi, không khó tính hay đòi hỏi quá đáng, sẵn sàng hỗ trợ khi có sự cố hoặc cần sửa chữa, bảo trì. Uy tín của chủ nhà thể hiện qua 5 yếu tố gồm:

• Giấy tờ pháp lý đầy đủ, rõ ràng về quyền sở hữu tài sản
• Hợp đồng thuê minh bạch, không có điều khoản ẩn
• Thái độ tôn trọng quyền lợi của người thuê
• Có kinh nghiệm cho thuê mặt bằng, hiểu quy trình pháp lý
• Phản hồi nhanh chóng khi có vấn đề phát sinh

9 kinh nghiệm thuê mặt bằng kinh doanh nhất định phải biết

Sau khi hiểu rõ 5 tiêu chí của mặt bằng tốt, cùng tìm hiểu 9 kinh nghiệm thuê mặt bằng kinh doanh quan trọng sau đây, giúp bạn tránh được những sai lầm tốn kém.

Xác định mục tiêu và nhu cầu kinh doanh

Trước khi tìm mặt bằng, bạn cần xác định rõ loại hình sản phẩm hoặc dịch vụ kinh doanh. Mỗi ngành nghề có yêu cầu riêng về không gian, vị trí và hạ tầng. Cửa hàng thời trang cần mặt tiền rộng để trưng bày, trong khi dịch vụ spa cần không gian yên tĩnh, riêng tư.

Khách hàng mục tiêu quyết định vị trí mặt bằng. Nếu phục vụ giới trẻ, nên chọn khu vực gần trường học, khu vui chơi. Dịch vụ cao cấp phù hợp với khu trung tâm thành phố hoặc khu dân cư có thu nhập cao. Thói quen di chuyển của khách hàng cũng ảnh hưởng đến quyết định chọn mặt bằng.

Quy mô mô hình kinh doanh xác định diện tích cần thiết. Cửa hàng nhỏ cần 20 - 50m², nhà hàng trung bình cần 100 - 200m². Ngân sách thuê không nên vượt quá 15% doanh thu dự kiến hàng tháng. Cần dự trù thêm chi phí cải tạo, trang trí, thiết bị ban đầu.

Khoanh vùng vị trí mặt bằng phù hợp

Phân tích giá thuê trong khu vực là bước đầu tiên để đàm phán hiệu quả. So sánh giá của 5 - 10 mặt bằng tương tự trong bán kính 500m để có mức tham chiếu hợp lý. Giá thuê có thể chênh lệch đáng kể ngay cả trong cùng một khu vực, tùy thuộc vào vị trí và tình trạng cụ thể của từng mặt bằng.

Vị trí lý tưởng phụ thuộc vào sản phẩm kinh doanh. Cửa hàng tiện lợi phù hợp với khu dân cư đông đúc, gần chung cư. Nhà hàng cao cấp nên ở khu trung tâm hoặc gần văn phòng. Dịch vụ chuyên nghiệp như tư vấn pháp lý, kế toán cần vị trí dễ tiếp cận, có chỗ đậu xe.

Tiêu chí chọn vị trí bao gồm lưu lượng người qua lại trong ngày, khả năng tiếp cận bằng phương tiện giao thông, môi trường xung quanh sạch sẽ, an toàn. Ưu điểm của mặt bằng tầng trệt là dễ nhìn thấy, thu hút khách. Nhược điểm là giá thuê cao hơn. Tầng cao có giá rẻ hơn nhưng cần biển báo rõ ràng.

Khảo sát mặt bằng thực tế

Kiểm tra hệ thống kỹ thuật là yêu cầu bắt buộc. Thử tất cả công tắc điện, vòi nước, hệ thống thoát nước. Đo điện áp để đảm bảo ổn định cho các thiết bị. Kiểm tra hệ thống an ninh như camera, khóa cửa, chuông báo động nếu có.

Quan sát lượng khách hàng tiềm năng vào các khung giờ khác nhau trong tuần. Thống kê số người qua lại vào giờ cao điểm 7 - 9h sáng, 11 - 13h trưa, 17 - 19h chiều. Ghi chép đặc điểm khách hàng về độ tuổi, giới tính, phong cách để đánh giá phù hợp với sản phẩm của bạn.

Mặt bằng có ánh sáng tự nhiên tốt, thông thoáng tạo cảm giác dễ chịu. Tránh những vị trí gần bệnh viện, nhà tang lễ, khu công nghiệp ô nhiễm. Đánh giá mặt bằng thuộc loại mới xây hoặc đã qua sử dụng để tính toán chi phí sửa chữa, cải tạo.

Tìm hiểu và thương lượng giá thuê

Ngoài tiền thuê chính, cần tìm hiểu đầy đủ các chi phí phát sinh khác như phí quản lý chung cư, phí điện nước , phí bảo trì, vệ sinh khu vực chung, phí bảo vệ. Hình thức thanh toán hàng tháng giúp linh hoạt tài chính nhưng có thể có giá cao hơn. Thanh toán theo quý hoặc 6 tháng thường được giảm giá. 

Khi đàm phán, hãy thể hiện bạn là khách hàng nghiêm túc với kế hoạch kinh doanh lâu dài. Đề xuất điều khoản hỗ trợ như miễn tiền thuê tháng đầu để cải tạo, giảm giá thuê năm đầu, cam kết gia hạn hợp đồng với giá ưu đãi. Chuẩn bị nhiều phương án để linh hoạt trong đàm phán.

Đánh giá uy tín chủ nhà và môi giới

Chủ nhà uy tín thường có giấy tờ pháp lý đầy đủ, sẵn sàng xuất trình khi yêu cầu. Họ trả lời thẳng thắn các câu hỏi về mặt bằng, không né tránh hoặc đưa ra thông tin mơ hồ. Thái độ chuyên nghiệp, tôn trọng thời gian hẹn, không thay đổi điều kiện đột xuất.

Dấu hiệu của một giao dịch cho thuê không minh bạch bao gồm chủ nhà không có quyền cho thuê hợp pháp, đòi tiền cọc cao nhưng không ký hợp đồng rõ ràng. Một số trường hợp thu tiền thuê trước nhiều tháng rồi biến mất, hoặc cho nhiều người cùng thuê một mặt bằng.

Chọn đối tác thuê mặt bằng nên ưu tiên chủ nhà trực tiếp hơn qua môi giới để tránh chi phí phát sinh. Nếu qua môi giới, chọn công ty có uy tín, văn phòng cố định, có nhiều phản hồi tích cực từ khách hàng. Yêu cầu xem giấy phép kinh doanh và hợp đồng uỷ quyền từ chủ nhà.

Kiểm tra kỹ hợp đồng thuê

Yêu cầu chủ nhà cung cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc giấy phép xây dựng để xác minh quyền hợp pháp. Kiểm tra thông tin chủ sở hữu trên giấy tờ có khớp với người ký hợp đồng không. Nếu là người được ủy quyền, cần có giấy ủy quyền có công chứng.

Đánh giá kỹ các điều khoản quan trọng trong hợp đồng gồm: thời gian thuê, mức tiền thuê và phương thức điều chỉnh, trách nhiệm sửa chữa, điều kiện gia hạn. Nên có quy định rõ ràng về việc chuyển nhượng, cho thuê lại, chấm dứt hợp đồng trước hạn và mức bồi thường.

Ghi chép hiện trạng mặt bằng chi tiết trong phụ lục hợp đồng bao gồm tình trạng tường, sàn, trần, hệ thống điện nước, thiết bị có sẵn. Chụp ảnh làm bằng chứng để tránh tranh chấp khi trả mặt bằng. Nên nhờ luật sư xem xét hợp đồng trước khi ký, công chứng để có giá trị pháp lý cao nhất.

Áp dụng quy tắc "đôi bên cùng có lợi"

Thay vì chỉ đòi hỏi giá thuê thấp, hãy chứng minh giá trị mà bạn mang lại cho chủ nhà. Cam kết thuê lâu dài 3 - 5 năm giúp chủ nhà có thu nhập ổn định, không phải tìm khách mới thường xuyên. Đặt cọc nhiều tháng thể hiện tính nghiêm túc và giảm rủi ro cho chủ nhà.

Đảm bảo bảo quản mặt bằng tốt, không làm hư hỏng công trình, thực hiện đúng mục đích sử dụng trong hợp đồng. Nếu cần cải tạo, thỏa thuận trước với chủ nhà và cam kết khôi phục hiện trạng ban đầu khi kết thúc hợp đồng. Thanh toán tiền thuê đúng hạn, không chậm trễ tạo uy tín tốt.

Đổi lại, bạn có thể đàm phán được mức giá thuê hợp lý hơn, miễn phí cải tạo tháng đầu, hỗ trợ một phần chi phí sửa chữa khi có sự cố. Chủ nhà cũng sẵn sàng gia hạn hợp đồng với điều kiện ưu đãi cho khách hàng tốt.

Kinh nghiệm cho thuê riêng cho từng ngành nghề

Ngành F&B có yêu cầu đặc biệt về hệ thống thoát khói, xử lý nước thải, cách âm để không ảnh hưởng đến hàng xóm. Cần kiểm tra khả năng chịu tải của sàn cho các thiết bị nặng như bếp công nghiệp, tủ lạnh. Vị trí cần thuận tiện cho việc vận chuyển nguyên liệu và thu gom rác thải.

Bán lẻ ưu tiên mặt tiền rộng, có thể trưng bày sản phẩm hấp dẫn. Kiểm tra quy định về biển hiệu quảng cáo của khu vực. Văn phòng cần hệ thống điều hòa tốt, đường internet tốc độ cao, khu vực đậu xe riêng cho nhân viên và khách hàng.

Trước khi ký hợp đồng cần tìm hiểu kỹ quy định của khu vực cho thuê mặt bằng. Một số khu vực cấm kinh doanh karaoke, massage, bán rượu bia.

Quản lý rủi ro và theo dõi trong quá trình thuê

Kiểm soát chi phí phát sinh bằng cách ghi chép chi tiết hóa đơn điện nước, phí quản lý hàng tháng. So sánh với mức dự kiến ban đầu để phát hiện sớm những bất thường. Lập quỹ dự phòng 2 - 3 tháng tiền thuê để ứng phó với biến động.

Quản lý hợp đồng và lịch sửa chữa bảo trì định kỳ giúp duy trì mặt bằng trong tình trạng tốt. Ghi chép các sự cố đã xảy ra và cách xử lý để tham khảo cho lần sau. Duy trì mối quan hệ tốt với chủ nhà, thông báo sớm các vấn đề cần hỗ trợ.

Xây dựng chiến lược linh hoạt khi thị trường thuê có biến động lớn. Theo dõi giá thuê khu vực để đàm phán gia hạn hợp đồng với mức hợp lý. Chuẩn bị phương án dự phòng như chuyển địa điểm hoặc thay đổi mô hình kinh doanh nếu chi phí thuê tăng quá cao.

Việc thuê mặt bằng kinh doanh thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và kinh nghiệm thực tế. 9 kinh nghiệm trên sẽ giúp chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác, tránh được những rủi ro không đáng có. Từ việc xác định nhu cầu đến quản lý trong quá trình thuê, mỗi bước đều có vai trò quan trọng quyết định thành công của doanh nghiệp.