Hướng dẫn chi tiết cách làm thủ tục đăng ký kinh doanh cho cửa hàng - Cập nhật 2025

Thủ tục đăng ký kinh doanh là quy trình pháp lý bắt buộc mà các cá nhân, hộ gia đình, nhóm cá nhân và doanh nghiệp phải thực hiện trước khi bắt đầu hoạt động kinh doanh cửa hàng. Việc đăng ký kinh doanh hợp pháp giúp người kinh doanh được bảo vệ quyền lợi, tiếp cận các chính sách hỗ trợ của Nhà nước và tạo lập niềm tin với khách hàng. Tuy nhiên, nhiều chủ cửa hàng gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hiểu rõ quy trình và thời gian xử lý. 

Bài viết này cung cấp hướng dẫn từng bước chi tiết về cơ sở pháp lý, đối tượng áp dụng, hồ sơ cần thiết, quy trình nộp và xử lý hồ sơ, cùng những lưu ý quan trọng khi đăng ký kinh doanh cửa hàng theo quy định mới nhất năm 2025.

Đối tượng nào bắt buộc phải đăng ký kinh doanh cửa hàng?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, các cá nhân, hộ gia đình, nhóm cá nhân bắt buộc phải đăng ký kinh doanh khi tiến hành hoạt động kinh doanh một cách thường xuyên, có hệ thống tại một địa điểm cố định, trừ các trường hợp được miễn trừ theo quy định.

Các trường hợp được miễn đăng ký kinh doanh bao gồm: hộ gia đình sản xuất nông, lâm, ngư, nghiệp, làm muối, và những người bán hàng rong, quà vặt, buôn chuyến, kinh doanh lưu động, kinh doanh thời vụ, làm dịch vụ có thu nhập thấp.

Hồ sơ đăng ký kinh doanh cửa hàng gồm những gì?

Hồ sơ đăng ký kinh doanh cửa hàng gồm 4 giấy tờ bắt buộc theo quy định bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu tại Phụ lục III-1, ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu được công chứng của chủ hộ kinh doanh hoặc đại diện nhóm cá nhân.
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh bao gồm hợp đồng thuê nhà có công chứng hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
• Biên bản họp thành viên và văn bản ủy quyền (đối với nhóm cá nhân cùng kinh doanh)

Lưu ý: Tất cả giấy tờ phải còn hiệu lực, được công chứng đúng quy định và cập nhật thông tin mới nhất. Các bản sao phải rõ ràng, không bị nhòe hoặc rách.

Quy trình nộp hồ sơ và xử lý hồ sơ đăng ký kinh doanh

Việc nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh có thể thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Quận/Huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh hoặc qua cổng dịch vụ công trực tuyến của Chính phủ như sau: 

• Đối với nộp hồ sơ trực tiếp: Chủ cửa hàng mang theo bộ hồ sơ hoàn chỉnh đến cơ quan có thẩm quyền, nhận biên lai và chờ kết quả. 
• Với đăng ký trực tuyến: Quy trình gồm 5 bước sau:
  • Tạo tài khoản cá nhân trên cổng dịch vụ công tại địa chỉ dichvucong.gov.vn
  • Điền thông tin theo biểu mẫu điện tử
  • Tải lên các tài liệu scan có chứng thực
  • Nộp phí trực tuyến
  • Theo dõi kết quả xử lý

Thời gian xử lý tối đa 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. 

Trường hợp hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ, cơ quan sẽ thông báo để người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn chỉnh trong thời hạn quy định.

Thủ tục dành cho 4 loại hình kinh doanh cụ thể

Sau đây là thủ tục đăng ký kinh doanh cụ thể dành cho kinh doanh hộ cá thể, kinh doanh hộ gia đình, doanh nghiệp và nhà đầu tư nước ngoài.

Kinh doanh hộ cá thể

Hộ cá thể áp dụng cho cá nhân hoặc hộ gia đình kinh doanh quy mô nhỏ mà không thành lập doanh nghiệp. Đây là hình thức phổ biến nhất với các cửa hàng bán lẻ, tạp hóa hoặc dịch vụ địa phương.

• Hồ sơ cần thiết: Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh theo mẫu, CMND/CCCD của chủ hộ, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh.
• Nơi nộp hồ sơ: UBND cấp Quận/Huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh hoặc đăng ký qua cổng dịch vụ công trực tuyến.
• Thời gian xử lý: 3 ngày làm việc sau khi hồ sơ hợp lệ.
• Phạm vi hoạt động: Hạn chế về quy mô và một số ngành nghề kinh doanh đặc biệt.

Kinh doanh nhóm cá nhân (hộ gia đình)

Nhóm cá nhân là hình thức từ 2 người trở lên cùng kinh doanh nhưng không thành lập doanh nghiệp có tư cách pháp nhân. Hình thức này phù hợp với các gia đình hoặc nhóm bạn cùng mở cửa hàng, kinh doanh theo nhóm với trách nhiệm chung của các thành viên.

• Hồ sơ bổ sung: Ngoài hồ sơ cơ bản, cần có biên bản họp nhóm, danh sách thành viên tham gia kinh doanh, văn bản ủy quyền đại diện (nếu có).
• Quy trình nộp: Tương tự hộ cá thể nhưng phức tạp hơn do nhiều thành viên tham gia.
• Trách nhiệm pháp lý: Các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm liên đới về các nghĩa vụ pháp lý.

Kinh doanh doanh nghiệp (công ty TNHH, công ty cổ phần) mở cửa hàng

Các doanh nghiệp có tư cách pháp nhân (công ty TNHH, công ty cổ phần) muốn mở thêm cửa hàng cần thực hiện thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh, với quy trình và hồ sơ theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

• Hồ sơ chuẩn bị: Doanh nghiệp chỉ cần nộp Thông báo về việc lập địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Nơi đăng ký: Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
• Giấy phép bổ sung: Cần xin các giấy phép ngành nghề có điều kiện (nếu áp dụng).
• Thời gian xử lý: 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Kinh doanh của nhà đầu tư nước ngoài

Nhà đầu tư nước ngoài muốn mở cửa hàng tại Việt Nam phải tuân thủ quy trình đăng ký đặc biệt với nhiều bước kiểm tra và phê duyệt từ các cơ quan có thẩm quyền.

• Phạm vi áp dụng: Cá nhân, tổ chức nước ngoài đầu tư vào lĩnh vực bán lẻ tại Việt Nam.
• Thủ tục đặc biệt: Phải thực hiện thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, sau đó là thủ tục thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Tùy trường hợp (ví dụ mở cơ sở bán lẻ thứ hai trở đi), có thể phải xin thêm Giấy phép kinh doanh.
• Yêu cầu bổ sung: Tuân thủ quy định về vốn đầu tư tối thiểu, ngành nghề bị hạn chế đối với nhà đầu tư nước ngoài, quyền sử dụng đất và thuê mặt bằng.
• Thời gian xử lý: Phức tạp và kéo dài hơn do liên quan nhiều cơ quan quản lý.

Đăng ký kinh doanh cửa hàng cần lưu ý gì?

Việc đăng ký kinh doanh cửa hàng đòi hỏi chủ cửa hàng phải chú ý 4 khía cạnh để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý bao gồm:

• Đăng ký đúng ngành nghề: Kê khai chính xác các mặt hàng và dịch vụ kinh doanh thực tế để tránh vi phạm quy định.
• Giấy phép ngành nghề có điều kiện: Các mặt hàng như rượu bia, thuốc lá, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, dược phẩm cần giấy phép bổ sung từ cơ quan chuyên ngành.
• Nghĩa vụ thuế: Thực hiện đầy đủ việc kê khai và nộp thuế theo quy định, bao gồm thuế môn bài, thuế thu nhập cá nhân, thuế GTGT (nếu có).
• Cập nhật thông tin: Kịp thời thông báo thay đổi với cơ quan có thẩm quyền khi có sự thay đổi về địa điểm kinh doanh, ngành nghề, thông tin chủ hộ kinh doanh.

Câu hỏi thường gặp

Mở cửa hàng có nhất thiết phải đăng ký kinh doanh không?

Có, việc đăng ký kinh doanh là bắt buộc đối với hầu hết các trường hợp mở cửa hàng có địa điểm cố định. Các trường hợp được miễn đăng ký bao gồm: hộ gia đình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, làm muối, người bán hàng rong, quà vặt, buôn chuyến, kinh doanh lưu động, hoặc làm dịch vụ có thu nhập thấp.

Thời gian hoàn thành thủ tục đăng ký là bao lâu?

Đối với hộ cá thể và nhóm cá nhân, thời gian xử lý là tối đa 3 ngày làm việc kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ. 

Với doanh nghiệp (công ty TNHH, công ty cổ phần), thời gian xử lý để cấp giấy chứng nhận đăng ký là 3 ngày làm việc.

Đối với nhà đầu tư nước ngoài, cần 10 - 15 ngày làm việc do cần thêm các thủ tục xin giấy chứng nhận đầu tư. Thời gian này không bao gồm thời gian chuẩn bị hồ sơ và thời gian bổ sung tài liệu (nếu hồ sơ ban đầu chưa đầy đủ).

Nếu không đăng ký có bị phạt không?

Có, việc kinh doanh không đăng ký sẽ bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư. Mức phạt đối với hành vi kinh doanh dưới hình thức hộ kinh doanh mà không đăng ký là từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Đối với doanh nghiệp hoạt động tại một địa điểm nhưng không đăng ký địa điểm kinh doanh, mức phạt có thể từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng. 

Ngoài ra, cơ quan chức năng có thể buộc dừng hoạt động kinh doanh cho đến khi hoàn thành thủ tục đăng ký. Việc kinh doanh không đăng ký còn gây khó khăn trong việc tiếp cận các chính sách hỗ trợ từ Nhà nước, vay vốn ngân hàng và xây dựng uy tín với khách hàng.

Có thể nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh cửa hàng online không?

Có thể đăng ký kinh doanh trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ dichvucong.gov.vn hoặc cổng dịch vụ công của từng địa phương. Cần đảm bảo các tài liệu scan rõ nét và đúng định dạng yêu cầu. Một số trường hợp phức tạp vẫn cần nộp hồ sơ trực tiếp để được hỗ trợ tư vấn chi tiết.

Mất Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/hộ kinh doanh thì phải làm sao?

Khi mất Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, chủ cửa hàng cần làm thủ tục cấp lại ngay lập tức để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp. Thủ tục bao gồm: nộp Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/hộ kinh doanh và nộp lệ phí theo quy định (ví dụ: 50.000 đồng đối với doanh nghiệp).

Hồ sơ được nộp tại UBND cấp Quận/Huyện hoặc Sở Kế hoạch và Đầu tư (tùy theo loại hình kinh doanh). Thời gian xử lý để cấp lại là 03 ngày làm việc (trường hợp bị hỏng/sai sót) hoặc 05 ngày làm việc (trường hợp bị mất). Trong thời gian chờ cấp lại, nên lưu giữ biên lai nộp hồ sơ để chứng minh đã thực hiện thủ tục khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Việc đăng ký kinh doanh cửa hàng là bước bắt buộc và quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp. Bài viết đã cung cấp hướng dẫn chi tiết về cơ sở pháp lý, hồ sơ cần thiết, quy trình nộp và xử lý, cùng các thủ tục dành riêng cho từng loại hình kinh doanh. Để đảm bảo thủ tục được thực hiện chính xác và tránh rủi ro pháp lý, khuyến nghị tham khảo ý kiến luật sư hoặc chuyên gia tư vấn pháp lý.