Hướng dẫn cách đóng gói đơn hàng đúng quy định Shopee cho chủ shop

Đóng gói hàng hóa không đúng quy chuẩn có thể khiến đơn hàng bị hư hỏng khi vận chuyển, bị từ chối vận chuyển, và yêu cầu đóng gói lại. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến thời gian, công sức của chủ shop mà còn làm chậm tốc độ giao hàng, làm giảm trải nghiệm của khách hàng. 

Trong bài viết này, Ahamove sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách đóng gói đơn hàng Shopee theo đúng quy định, đảm bảo an toàn sản phẩm khi vận chuyển. Tìm hiểu vật liệu, quy trình cho từng loại hàng (điện tử, chất lỏng, thực phẩm...) và mẹo hay để tăng uy tín shop. Đóng gói chuẩn giúp vận chuyển dễ dàng, liên hệ AhaMove để giao hàng nhanh chóng 

1. Quy định chung về đóng gói hàng Shopee cần biết

Để đảm bảo quy trình vận chuyển, giao nhận, ship hàng trơn tru và bảo vệ quyền lợi cho cả người bán, người mua và đơn vị vận chuyển, Shopee có 4 quy định về việc đóng gói hàng hóa như sau:

• Trách nhiệm đóng gói thuộc về người bán (chủ shop): Người bán phải đảm bảo hàng hóa được đóng gói cẩn thận, đúng quy cách trước khi bàn giao cho công ty vận chuyển.
• Quyền của đơn vị vận chuyển khi hàng hóa không đóng gói đúng: Đơn vị vận chuyển có quyền từ chối nhận hàng hoặc yêu cầu người bán đóng gói lại nếu kiện hàng không đáp ứng tiêu chuẩn an toàn, có nguy cơ hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
• Các mức độ xử lý khi hàng đóng gói sai vẫn được bàn giao: Trong trường hợp hàng hóa đóng gói sai quy cách nhưng vẫn được bàn giao và xảy ra thất thoát, hư hỏng hàng hóa, tùy theo mức độ, đơn vị vận chuyển có thể xử lý bằng cách chuyển hoàn về cho người bán hoặc tiêu hủy hàng.
• Quy định về kích thước và khối lượng bưu kiện:
  • Giới hạn kích thước tối thiểu và tối đa: Mỗi đơn vị vận chuyển liên kết với Shopee sẽ có những quy định riêng về kích thước ba chiều (dài, rộng, cao) tối thiểu và tối đa cho một bưu kiện.
  • Cách tính khối lượng quy đổi từ kích thước theo chuẩn đơn vị vận chuyển: Đối với các mặt hàng cồng kềnh nhưng nhẹ cân, đơn vị vận chuyển thường áp dụng cách tính khối lượng quy đổi từ kích thước để đảm bảo công bằng trong việc tính chi phí giao hàng. Công thức phổ biến là: Khối lượng quy đổi (kg) = Hằng số chia (ví dụ 5000 hoặc 6000) Dài (cm)×Rộng (cm)×Cao (cm)​. Chủ shop nên tìm hiểu hằng số chia cụ thể của từng công ty vận chuyển.

2. Quy trình đóng gói đơn hàng Shopee cơ bản

Để thực hiện gói hàng cho các đơn hàng cơ bản (không phải hàng cồng kềnh và không có yêu cầu đặc biệt) cho đơn hàng Shopee, bạn hãy thực hiện theo quy trình xử lý đơn hàng shopee 7 bước sau:

• Bước 1: Xác nhận lại thông tin sản phẩm (tên, số lượng, phân loại), thông tin người nhận (tên, địa chỉ, số điện thoại) và kiểm tra các yêu cầu đặc biệt từ khách hàng (nếu có).
• Bước 2: Chuẩn bị các loại vật liệu gói hàng cần thiết như thùng carton, mút xốp (foam), xốp bong bóng, băng keo,... tùy tính chất hàng hóa cần gói.
• Bước 3: Truy cập vào Kênh Người bán trên Shopee, Vào mục "Quản lý đơn hàng" và Nhấn "Chuẩn bị hàng" để hệ thống tạo mã vận đơn, sau đó chọn "In phiếu giao" để in phiếu giao hàng.
• Bước 4: Đối với các sản phẩm dạng chai/lọ có nắp (ví dụ: mỹ phẩm, dầu gội), hãy dùng băng keo dán kín miệng nắp để tránh bị bung hoặc rò rỉ trong quá trình vận chuyển. Quấn chặt sản phẩm bằng 2 - 3 lớp xốp bong bóng (cả 6 mặt).
• Bước 5: Chọn thùng carton có kích thước phù hợp với sản phẩm đã được bọc lót. Không nên để khoảng trống quá nhiều. Chèn thêm mút xốp hoặc túi khí vào các khoảng trống còn lại trong thùng để cố định sản phẩm, hạn chế tối đa sự rung lắc và va đập khi di chuyển.
• Bước 6: Sử dụng băng keo dán kỹ miệng trên và miệng dưới của thùng carton. Nên dán theo hình chữ H hoặc nhiều lớp để tăng độ chắc chắn cho việc niêm phong kiện hàng. Kiểm tra độ chắc chắn bằng cách lắc nhẹ thùng. Nếu không nghe thấy tiếng động của sản phẩm bên trong dịch chuyển thì việc chèn lót đã tốt.
• Bước 7: Dán phiếu giao hàng (hay tem thông tin vận đơn) lên mặt phẳng lớn nhất của thùng, đảm bảo phiếu được dán chặt cả 4 góc, không bị nhăn hoặc che khuất thông tin, đặc biệt là mã vạch. Nếu hàng hóa bên trong thuộc loại dễ vỡ, hãy ghi chú rõ ràng "Hàng dễ vỡ" bằng bút lông hoặc dùng băng dính/ nhãn hàng dễ vỡ chuyên biệt.

3. Hướng dẫn đóng gói hàng Shopee chi tiết theo từng loại sản phẩm

Mỗi loại hàng hóa, sản phẩm bán trên Shopee có đặc tính riêng, do đó cần áp dụng quy chuẩn đóng gói phù hợp để đảm bảo an toàn tối đa. Sau đây là hướng dẫn chi tiết cách đóng gói hàng hóa cho 8 loại hàng hóa trên Shopee.

3.1. Đóng gói Quần áo

Trong kinh doanh quần áo online, việc đóng gói sản phẩm quần áo yêu cầu hàng hóa bên trong phải được giữ sạch sẽ, không bị ẩm ướt, rách nát trong quá trình giao nhận. 4 bước gói sản phẩm quần áo như sau:

• Bước 1: Gấp gọn sản phẩm quần áo.
• Bước 2: Có thể bọc một lớp giấy si hoặc giấy sáp mỏng để tăng tính thẩm mỹ và bảo vệ bề mặt vải.
• Bước 3: Cho sản phẩm vào túi gói hàng nhựa (túi nilon, túi zip, túi niêm phong chuyên dụng) để chống thấm nước và bụi bẩn.
• Bước 4: Dán kín miệng túi và dán phiếu vận đơn lên mặt ngoài túi. Đối với các đơn hàng giá trị cao hoặc nhiều sản phẩm, có thể cho thêm vào hộp carton mỏng.

3.2. Đóng gói Hàng điện tử (chiều dài dưới 60cm)

Hàng điện tử cần hạn chế tối đa va đập và rung lắc do đây là mặt hàng dễ hư hỏng. Thực hiện gói hàng điện tử theo quy trình 5 bước sau:

• Bước 1: Quấn sản phẩm bằng 2 - 3 lớp xốp bong bóng (hay cuộn bóng khí), đảm bảo phủ kín cả 6 mặt.
• Bước 2: Đặt sản phẩm vào thùng carton. Chèn vật liệu chống sốc (túi khí, mút xốp) dày từ 3-5cm vào tất cả các mặt xung quanh và mặt trên của sản phẩm bên trong thùng.
• Bước 3: Dán kín miệng thùng carton bằng băng keo chắc chắn, đảm bảo niêm phong kiện hàng.
• Bước 4: Có thể quấn thêm 2-3 lớp xốp bong bóng bên ngoài thùng carton để tăng cường bảo vệ.
• Bước 5: Dán phiếu vận đơn và nhãn hàng dễ vỡ ở vị trí dễ thấy.

Lưu ý: Nếu đóng gói nhiều sản phẩm điện tử nhỏ trong cùng một thùng, cần chèn đệm giữa các sản phẩm để tránh va chạm. Ngay cả khi sản phẩm có hộp của nhà sản xuất, vẫn nên có thêm lớp niêm phong hoặc bọc lót bên ngoài.

3.3. Đóng gói Hàng điện tử (chiều dài trên 60cm/cồng kềnh)

Đối với hàng điện tử cồng kềnh, cần bao bọc kỹ lưỡng tất cả các mặt, đảm bảo thùng hàng chắc chắn và dán đầy đủ tem thông tin vận đơn/cảnh báo. Tùy theo từng trường hợp mà thực hiện hướng dẫn gói hàng sau:

Trường hợp không có thùng của nhà sản xuất:

• Bước 1: Bọc sản phẩm bằng 2-3 lớp xốp bong bóng, phủ kín 6 mặt.
• Bước 2: Đặt sản phẩm vào thùng carton vừa vặn. Chèn vật liệu đệm (mút xốp, xốp tấm) dày từ 3-5cm vào các mặt.
• Bước 3: Dán kín miệng thùng carton.
• Bước 4: Quấn thêm màng co hoặc 2-3 lớp xốp bong bóng toàn bộ bên ngoài thùng (theo cả chiều dài và chiều rộng).
• Bước 5: Dán phiếu vận đơn và nhãn hàng dễ vỡ.

Trường hợp có thùng của nhà sản xuất:

• Bước 1: Quấn thêm lớp xốp bong bóng dày tối thiểu 5cm phủ kín 6 mặt của thùng nhà sản xuất.
• Bước 2: Có thể đặt thêm một lớp mút xốp dưới đáy thùng để tăng khả năng chống sốc từ phía dưới.
• Bước 3: Dán phiếu vận đơn và nhãn hàng dễ vỡ.

Lưu ý đặc biệt cho TV lớn (ví dụ: kích thước lớn hơn 40 inch): Nên bọc xốp dày (tối thiểu 2.5cm, tốt nhất là 5cm) cho 2 mặt lớn của TV. Trong một số trường hợp, có thể cần đóng kiện gỗ để đảm bảo an toàn tuyệt đối, đặc biệt khi vận chuyển xa hoặc qua nhiều khâu trung chuyển.

3.4. Đóng gói Chất lỏng

Khi đóng gói chất lỏng, cần đảm bảo gói hàng không để xảy ra tình trạng rò rỉ, thấm nước ra bên ngoài. Thực hiện gói hàng theo 5 bước sau khi gói các mặt hàng chất lỏng:

• Bước 1: Dùng băng keo dán chặt và kín miệng chai/lọ để đảm bảo nắp không bị bung trong quá trình vận chuyển.
• Bước 2: Quấn quanh thân và miệng chai/lọ bằng 2-3 lớp xốp bong bóng.
• Bước 3: Nếu đóng gói nhiều sản phẩm chất lỏng trong một thùng, sau khi bọc riêng từng chai, hãy bọc toàn bộ cụm sản phẩm thêm 1-2 lớp xốp bong bóng nữa.
• Bước 4: Đặt các chai/lọ đã bọc vào thùng carton. Chèn mút xốp hoặc các vật liệu chống thấm khác vào các khoảng trống để cố định sản phẩm và thấm hút nếu có rò rỉ nhẹ. Dán kín miệng thùng.
• Bước 5: Dán phiếu vận đơn.

Lưu ý: Nên sử dụng thêm một lớp bao bì chống thấm (ví dụ: túi gói hàng nilon dày) để bọc sản phẩm trước khi đặt vào thùng carton.

3.5. Đóng gói hàng hóa nguy hiểm

Hàng hóa nguy hiểm bao gồm các loại hóa chất, dung dịch dễ cháy nổ, oxy già, bình ắc quy, pin lithium (số lượng lớn), v.v. Tham khảo danh mục hàng hóa cấm/hạn chế vận chuyển của Shopee và từng đơn vị vận chuyển để biết thông tin chi tiết nhất. 

Đóng gói hàng hóa nguy hiểm cần đảm bảo không rò rỉ, hạn chế tối đa va đập. Cần cung cấp đầy đủ thông tin, hình ảnh cảnh báo cho công ty vận chuyển. 6 bước đóng gói các loại mặt hàng nguy hiểm như sau:

• Bước 1: Cố định chắc chắn nắp sản phẩm bằng 2-3 lớp băng keo.
• Bước 2: Bọc kỹ phần thân và đáy sản phẩm bằng 2-3 lớp mút xốp hoặc vật liệu chống sốc tương tự.
• Bước 3: Quấn toàn bộ sản phẩm thêm 2-3 lớp xốp bong bóng, sau đó dùng băng keo dán niêm phong kiện hàng ít nhất 2 vòng quanh sản phẩm.
• Bước 4: Đặt sản phẩm vào thùng carton cứng cáp. Chèn mút xốp dày vào tất cả các mặt để cố định hoàn toàn sản phẩm. Dán kín miệng thùng và các góc cạnh của thùng.
• Bước 5: Bọc thêm bên ngoài thùng carton bằng 2-3 lớp xốp bong bóng.
• Bước 6: Dán phiếu vận đơn và các nhãn cảnh báo nguy hiểm (nhãn hàng dễ vỡ, "Hàng nguy hiểm" nếu có) rõ ràng.

3.6. Đóng gói hàng hóa tươi sống, đông lạnh

Thực phẩm tươi sống yêu cầu phải được bảo quản đúng cách để không bị hư hỏng. Đặc biệt, việc lựa chọn một dịch vụ giao hàng thực phẩm tươi chuyên nghiệp là yếu tố then chốt, đảm bảo thời gian ship hàng nhanh nhất có thể. 4 bước chung khi đóng gói hàng tươi sống, đông lạnh gồm:

• Bước 1: Sản phẩm nên được bọc trong túi zip kín hoặc hút chân không (nếu phù hợp).
• Bước 2: Sử dụng đá khô, gel giữ lạnh hoặc đặt trong thùng đá chuyên dụng để duy trì nhiệt độ.
• Bước 3: Đặt sản phẩm đã sơ chế vào thùng xốp hoặc thùng giữ nhiệt chuyên dụng. Đảm bảo thùng được dán kín miệng để giữ nhiệt tốt nhất.
• Bước 4: Dán phiếu vận đơn và các nhãn cảnh báo như "Hàng tươi sống", "Giao nhanh".

Lưu ý:

• Nếu đóng gói nhiều loại thực phẩm khác nhau, nên sắp xếp hàng nặng ở dưới, hàng nhẹ ở trên.
• Đảm bảo miệng túi gói hàng đựng thực phẩm phải được niêm phong kín để tránh rò rỉ nước hoặc mùi.

Lưu ý cụ thể cho từng loại thực phẩm:

• Thịt/cá tươi/đông lạnh: Cần được cấp đông đúng chuẩn, bọc nhiều lớp túi nilon kín, sử dụng đủ đá khô/gel lạnh và thùng xốp dày.
• Trứng: Nên để trong vỉ trứng chuyên dụng, bọc xốp bong bóng quanh vỉ, đặt trong thùng carton và chèn kỹ. Không nên kết hợp vận chuyển trứng với các sản phẩm nặng khác có thể gây vỡ.
• Rau/củ/quả tươi: Có thể bọc bằng giấy báo (từng loại), cho vào túi zip có lỗ thông hơi hoặc các loại bao bì chuyên dụng cho rau củ quả. Đóng gói riêng sản phẩm có đặc tính khác nhau.

3.7. Đóng gói Thực phẩm sấy khô

Quy trình đóng gói thực phẩm sấy khô gồm 5 bước như sau: 

• Bước 1: Sản phẩm nên được đựng trong bao bì chống thấm, hút chân không là tốt nhất để giữ được độ giòn và tránh ẩm mốc.
• Bước 2: Có thể quấn thêm một lớp màng co bên ngoài bao bì sản phẩm.
• Bước 3: Quấn từ 3-4 lớp xốp bong bóng xung quanh sản phẩm.
• Bước 4: Đặt vào thùng carton, chèn thêm mút xốp/túi khí vào các khoảng trống để cố định.
• Bước 5: Dán kín miệng thùng carton.

3.8. Đóng gói thực vật, cây cảnh

Khi đóng gói cây cạnh, bạn cần cố định cây, hạn chế tối đa rung lắc, xê dịch để giữ nguyên dáng cây và tránh làm đổ đất, gãy cành. Thực hiện gói cây cảnh với 7 bước sau:

• Bước 1: Nếu là cây nhỏ, có thể quấn giấy báo hoặc giấy mềm riêng từng cây để bảo vệ lá và cành.
• Bước 2: Bọc kỹ phần gốc/chậu cây bằng túi gói hàng nilon và dây buộc chặt để tránh rỉ nước hoặc đất rơi ra ngoài.
• Bước 3: Chèn mút xốp dày hoặc các vật liệu cố định khác vào 4 mặt của đế chậu bên trong thùng để chậu cây không bị xê dịch.
• Bước 4: Đặt cây vào thùng carton có kích thước vừa vặn, chiều cao thùng nên đủ để che phủ phần lớn thân cây.
• Bước 5: Dán hoặc cố định miệng thùng một cách khéo léo để không làm tổn thương thân hoặc cành cây phía trên. Có thể tạo các lỗ thông khí nhỏ nếu cần.
• Bước 6: Quấn thêm lớp xốp bong bóng bên ngoài thùng để chống thấm nước và tăng cường bảo vệ.
• Bước 7: Dán phiếu vận đơn, niêm phong kiện hàng cẩn thận và dán nhãn hàng dễ vỡ, "Xin nhẹ tay", "Hướng cây đứng".

Lưu ý: Nếu đóng gói nhiều cây trong một thùng, cần sử dụng mút xốp hoặc bìa carton để tạo vách ngăn cách giữa các cây.

4. 7 lưu ý quan trọng khác khi đóng gói hàng Shopee

Ngoài việc tuân thủ quy chuẩn đóng gói cho từng loại hàng, các chủ shop cần ghi nhớ 7 điểm sau để quá trình đóng gói và giao nhận diễn ra suôn sẻ, đảm bảo an toàn sản phẩm, bảo vệ hàng hóa:

• Sử dụng bao bì đúng kích thước sản phẩm: Tránh sử dụng bao bì quá lớn hoặc quá nhỏ so với sản phẩm. Luôn chèn lót kỹ các khoảng trống nếu có để sản phẩm không bị xê dịch.
• Luôn tuân thủ quy cách đóng gói theo từng loại mặt hàng: Mỗi loại hàng hóa có đặc tính riêng, việc đóng gói đúng cách giúp bảo vệ sản phẩm tốt nhất.
• Dán kín miệng thùng/hộp/túi đựng và đảm bảo việc niêm phong kiện hàng được thực hiện chắc chắn.
• Thông tin mã vận đơn (hay tem thông tin vận đơn) phải rõ ràng, không chỉnh sửa, dán ở vị trí dễ nhìn thấy để nhân viên giao nhận và hệ thống dễ dàng quét mã.
• Quay video/chụp ảnh quá trình đóng gói làm bằng chứng: Đây là việc làm cần thiết để bảo vệ quyền lợi của shop khi có tranh chấp hoặc khiếu nại về tình trạng sản phẩm (ví dụ như thất thoát, hư hỏng hàng hóa). Video/ảnh cần thể hiện rõ tình trạng sản phẩm trước khi đóng gói và các bước đóng gói theo quy chuẩn.
• Đóng gói từng kiện hàng riêng biệt theo từng mã vận đơn: Không gộp nhiều đơn hàng (nhiều mã vận đơn) vào chung một thùng. Mỗi mã vận đơn tương ứng với một kiện hàng riêng.
• Không gói đơn hàng khác đơn vị vận chuyển vào cùng một lô: Điều này giúp việc phân loại và xử lý của các công ty vận chuyển được nhanh chóng và chính xác.

Câu hỏi thường gặp về đóng gói hàng Shopee

Kích thước đóng gói Shopee tối đa là bao nhiêu?

Kích thước tối đa cho một kiện hàng trên Shopee phụ thuộc vào quy định của đơn vị giao hàng mà bạn lựa chọn. Với đơn vị vận chuyển Ahamove, kích thước gói hàng tối đa với đơn Shopee là 60 cm x 60 cm x 60 cm, khối lượng tối đa: 30 kg.

Cách đóng gói trả hàng Shopee như thế nào?

5 bước đóng gói trả hàng shopee như sau:

• Bước 1: Thu thập đầy đủ sản phẩm chính, phụ kiện đi kèm, quà tặng (nếu có), hóa đơn.
• Bước 2: Bọc sản phẩm bằng xốp bong bóng hoặc các vật liệu đóng gói hàng chống sốc tương tự như khi người bán gửi hàng.
• Bước 3: Đặt sản phẩm vào thùng carton phù hợp, chèn thêm vật liệu đệm để tránh xê dịch.
• Bước 4: Dán kín miệng thùng bằng băng keo, đảm bảo niêm phong kiện hàng.
• Bước 5: In và dán phiếu trả hàng do Shopee cung cấp lên mặt ngoài thùng hàng.

Bài viết trên đã chia sẻ đến bạn 4 quy định chung khi gói hàng trên Shopee và hướng dẫn chi tiết cách gói hàng đúng tiêu chuẩn cho từng loại mặt hàng khác nhau. Một kiện hàng đóng gói cẩn thận, chuyên nghiệp là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng để đảm bảo sản phẩm bán trên Shopee đến tay người nhận nguyên vẹn, bảo vệ hàng hóa. 

Đặc biệt, việc tuân thủ đúng quy chuẩn đóng gói không chỉ giúp bảo vệ sản phẩm mà còn góp phần nâng cao uy tín shop, tăng cơ hội nhận được đánh giá 5 sao từ khách hàng. Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp shop phát triển bền vững trên nền tảng bán hàng online.

Sau khi đã chăm chút cho từng kiện hàng với quy chuẩn đóng gói mực, hãy để Ahamove đồng hành cùng bạn, giúp bạn đưa những sản phẩm bán trên Shopee của mình đến tay người nhận hàng một cách nhanh chóng, an toàn và tin cậy nhất.